Cos’è un gestionale

Il gestionale per strutture ricettive, anche noto come PMS (dall’acronimo inglese Property Management System), è di fatto uno strumento di lavoro molto utile,  per chi gestisce una struttura ricettiva, lavora al ricevimento o in amministrazione.

Di questi software, oggi, ne esistono migliaia di versioni,  per la maggior parte facenti capo a grandi gruppi specializzati, come Dylog, Buffetti, Zucchetti etc.

Come nasce il gestionale

Sul loro nascere, agli albori della information tecnology mondiale, i gestionali venivano sviluppati da piccole e grandi software-houses,  per rispondere alle esigenze di importanti catene di hotel internazionali (per lo più americane) che, come le grandi aziende di altri settori, iniziavano ad informatizzare i loro processi produttivi e amministrativi. 

Oltre a concorrere ad una indiscussa valorizzazione della sua immagine  e a conferire maggior lustro all’ impresa, le principali funzioni  di questi primi strumenti informatici furono essenzialmente quelle di elaborare, smistare e raccogliere in maniera più efficiente i dati amministrativi e contabili :  il che comportava , come beneficio,  un importante effetto sulla riduzione dei costi del personale ed un  sistematico stoccaggio dei dati stessi.

Il Gestionale oggi

Col passare del  tempo,  a seguito del boom di internet e del rapido sviluppo dell’automazione, questi software, oggi, non solo hanno il merito di rappresentare un valido strumento per l’efficientamento amministrativo e logistico, ma fungono anche da importantissime piattaforme di gestione commerciale dell’azienda ricettiva, non solo grazie alla raccolta-dati ad uso commerciale, provenienti da diverse fonti,  interne ed esterne, ma anche grazie alla gestione informatizzata e centralizzata della distribuzione, promozione e vendita dei prodotti/camere.

Pertanto, quali caratteristiche dovrà ricercare, nel suo software,  una struttura che necessiti di un moderno gestionale ?

Ovviamente  la scelta dovrà variare da caso a caso, ma in generale un efficace strumento di gestione dovrà :

– supportare i processi amministrativi e strategici aziendali;

– avere un valido servizio di formazione e assistenza;

– essere affidabile ed in Cloud. 

Analizziamo ora punto per punto.

1) Supportare i processi logistici e strategici aziendali. 

I processi logistici riguardano l’organizzazione del lavoro aziendale e gli adempimenti amministrativi/fiscali, come  :

– il coordinamento delle comunicazioni tra i reparti;

– l’organizzazione dei turni e delle mansioni;

– l’archiviazione e l’invio dei dati amministrativi e finanziari;

– l’espletamento degli adempimenti di legge, come la comunicazione degli alloggiati, l’Istat e la gestione della privacy.

Queste funzioni sono tanto più importanti quanto più le strutture organizzative sono ampie e complesse, mentre possono diventare marginali, se si tratta di piccole realtà familiari.

2) Avere un valido servizio di formazione e assistenza. 

I gestionali sono noti per essere strumenti alquanto complessi : perciò, una buona formazione  vi consentirà di imparare a sfruttarli al meglio; al contrario, una formazione carente, o affrontata con sufficienza, potrebbe tradursi in un loro utilizzo  solo parziale e/o poco efficiente. 

Altro classico ” tallone d’Achille” è quello dell’assistenza tecnica, non solo intesa come copertura del servizio, ma anche, e soprattutto, di attitudine al problem solving : se avrete la possibilità di effettuare un periodo di prova (chiedetelo sempre), oltre alle funzionalità del software, assicuratevi anche della effettiva efficienza  del servizio di assistenza tecnica !

3) Essere affidabile e in Cloud. 

Parlare di affidabilità vuol dire intendere un software che non perda dati, che non si impalli e possibilmente che , per funzionare, non richieda  l’acquisto e la manutenzione di ulteriori sovrastrutture. 

La formula in Cloud  libera di solito da tutte queste complessità, vi consente di lavorare da qualunque terminale e con qualunque tipo di connessione, a prova di guasto o blackout. Scegliendo “in Cloud” , di fatto l’onere, i costi e la responsabilità di provvedere al pieno funzionamento del sistema  peserà interamente sulle spalle del fornitore del servizio, sollevandovi da qualsiasi problema connesso con il suo corretto funzionamento. 

L’ulteriore vantaggio di acquistare un servizio, e non un bene, è quello di non dover sostenere ingenti costi iniziali, che, oltretutto , per essere ammortizzati, vi  vincolerebbero alla vostra scelta iniziale,  anche qualora non foste soddisfatti. Un fornitore in abbonamento, al contrario, può essere liquidato molto più agilmente, anche se  bisogna ammettere che ri-configurare e apprendere  dall’inizio il funzionamento di un nuovo software rappresenti, già di per sé, un buon deterrente per limitare i vostri ripensamenti. E in ogni caso, se questo dovesse succedere, almeno non avrete  gettato migliaia di euro in hardware e licenze life-time : storie viste, riviste e vissute  perfino in prima persona ! 

Come scegliere un gestionale?

Adesso che abbiamo compreso le caratteristiche di base ed i vantaggi, che,  in generale,  un PMS dovrebbe portare con sé  in dotazione, vediamo come scegliere  nel “mare magnum” dei software , disponibili oggi sul mercato, il gestionale più adatto a voi. 

I rischi da evitare sono di due tipi:

– comprare un sistema troppo semplice e perciò  poco utile;

– comprare un sistema troppo complesso, perciò  poco utile e troppo costoso.

Tutto gira intorno ai “processi chiave” della nostra attività di gestione, ovvero a quell’elenco di operazioni , che già facciamo ogni giorno e che rappresentano, quantitativamente e qualitativamente, la gran parte del nostro lavoro di gestione. 

Se non avete già fatto questa analisi , sappiate che questa puntualizzazione è la prima cosa da fare e la più importante in assoluto. 

Prendetevi dunque il tempo che serve e , possibilmente,  fatevi aiutare da tutte quelle persone responsabili, che solitamente collaborano con voi,  per  individuare con precisione tutti i passaggi operativi che ormai fate meccanicamente, durante le vostre attività quotidiane di gestione. 

Questo lavoro vi sarà utilissimo nella fase di ricerca del giusto software e in quella  di dimostrazione (Demo) – che dovrete assolutamente richiedere e fare in maniera estensiva-  nonché (alla fine di tutto) in sede di preventivazione e contrattualizzazione con il commerciale dell’azienda fornitrice.

Fatti tutti questi passaggi ed effettuata la Demo, chiediamoci perciò:

Il sistema assolve a tutte le funzioni che oggi operativamente gestiamo,  in maniera altrettanto efficace o più efficace?

• No?  Allora quel software non fa per noi :  anche se ha cento altre funzionalità fantasmagoriche e ci ammalia con le sue  iconcine di un bel blu fiordaliso, purtroppo non ci interessa e non lo compreremo.

• Si ?  Bene, allora possiamo provare a valutarne il rapporto costi/benefici.

Inoltre,  in caso di risposta affermativa, dovremo ancora porci una seconda domanda:

Il sistema introduce anche una serie di funzioni che possano realisticamente essere sfruttate , al fine di migliorare significativamente altri aspetti della gestione e che siano ad essi complementari (revenue, marketing, sales etc..)?

• No?  Questa lacuna  non è un problema del tutto ostativo, ma , in una comparazione tra due o più proposte,   è comunque  un parametro da tenere in  debita considerazione,  per la scelta finale.

• Si ?  Molto bene.  Cerchiamo allora di quantificare gli effetti  – in termini di ulteriori ricavi, di spese risparmiate o di ritorno di immagine – che queste nuove funzioni potrebbero comportare,  così da tenerne conto in sede di valutazione economica  dell’acquisto ( il prossimo e ultimo step ).

Ultimo aspetto da considerare,  ma non per questo meno importante –  come certamente converrete con me –  è il costo del software/servizio e il suo effettivo impatto sulla produttività ( potenziale riduzione dei costi o aumento del fatturato ).

Non è sempre facile calcolare il concreto risparmio e tantomeno  il potenziale fatturato :  tra i due, di solito,  il primo è  più affidabile , perché  più facile da realizzare nella pratica, ma entrambi andranno tenuti in  debita considerazione. 

Siate prudenti, tuttavia,  nell’ipotizzare colossali stravolgimenti dei processi di gestione o di vendita, e sforzatevi di  mantenere basso il livello di rischio, attenendovi a poche migliorie essenziali : immaginate, dunque , un percorso graduale,  perché , all’inizio, già il solo processo di trasferimento delle attività quotidiane dentro ad un sistema gestionale è operazione  molto complessa e non priva di sorprese.

Al termine di tutte queste valutazioni specifiche, non dimenticate di sommare quelle più generali, analizzate in precedenza ( è in cloud? ha una buona assistenza ? etc..) e, al momento della decisione finale,  tenete sempre presente che la digitalizzazione è un processo che non potrete fermare :  prima o poi lo dovrete affrontare e prima lo farete, prima comincerete a  camminare al passo con i  tempi  e con i vostri competitor .

All-in-one o Specifico?

Aggiungo in corner un quesito che ultimamente va per la maggiore, meglio all-in-one oppure un software (o pacchetto di software) specifico e specializzato per ogni singola funzione (Booking engine, Channel Manager, CRM, RMS etc…)??

Dipende, ogni azienda è diversa e ha esigenze diverse, vediamo vantaggi e svantaggi delle due soluzioni e sarete voi a riconoscervi in uno o nell’altro gruppo.

I vantaggi dell’All-in-one

• più economico
• migliore integrazione delle funzioni
• migliore aggregazione dei dati di profilazione
• un unico referente per assistenza e fatturazione

Tipicamente se la vostra azienda è piccola (tipicamente struttura indipendente a gestione familiare o attività extra-alberghiera) e non necessita di gestire grandi volumi di dati ai fini amministrativi, contabili e di marketing, l’all-in-one è la soluzione più congeniale.

I vantaggi del software specializzato

• maggiore affidabilità
• maggiore accuratezza delle funzioni
• maggiore specificità delle funzioni
• maggiore profondità di profilazione

Se l’azienda ha una struttura più complessa e grande e invece di adattarsi allo strumento, deve adattare lo strumento ai propri processi, quasi sempre la soluzione migliore è un software dedicato per ogni funzione specifica (PMS, Booking Engine, Channel, RMS, CRM etc…). Di solito hotel di catena o strutture facenti parte di gruppi piccoli o grandi che siano, si orientano più verso queste soluzioni.